La Ley concibe el Registro Civil como un registro electrónico en el que se practican asientos informáticos, que da fe de los hechos y actos del estado civil y organiza la publicidad instrumental de los mismos.
La publicidad registral material consiste en el conjunto de derechos sustantivos que de la inscripción se desprenden en beneficio de quien inscribe, que a su vez se encuentra protegido por las presunciones de legalidad, exactitud e integridad (artículos 13, 16 y 81.3 LRC).
La publicidad registral formal deriva del hecho de ser un registro público y se refiere, desde este punto de vista, al derecho que tiene todo ciudadano con plena capacidad de obrar, o bien asistido por su representante legal, a tomar conocimiento de los asientos del Registro Civil que figuren en su registro individual, de forma ilimitada; al acceso a los datos que consten en el Registro Civil por parte de la administración pública en el desempeño de sus funciones y al de terceros que acrediten tener interés legítimo en obtener información registral de los datos que soliciten conocer (artículos 15 y 80 y siguientes de la LRC).
Las certificaciones son aquellos documentos que permiten obtener la publicidad de los asientos obrantes en el Registro Civil, a solicitud de los sujetos inscritos, sus representantes legales o terceros con interés legítimo.
La certificación tiene valor de documento público y probatorio respecto de los datos que constan en los asientos del RC. Dichas certificaciones se presumen exactas y constituyen prueba plena de los hechos y actos inscritos en el RC, pero si por circunstancias excepcionales, la certificación no fuese conforme con los datos que consten en el Registro Civil, se estará a lo que de éste resulte, sin perjuicio de la responsabilidad que proceda.
Los canales que puede utilizar un solicitante son:
- Sede Electrónica.
- Presencial en Oficinas del Registro Civil (Oficinas Generales, Oficina Central, Oficinas Consulares y oficinas colaboradoras).
- Ventanilla física colaboradora: Por ejemplo: Notarías que actúan como terceros intermediarios.
¿Quién puede solicitarlos?
Los ciudadanos tendrán libre acceso a los datos que figuren en su registro individual y, por ende, las personas que ostenten su representación legal o sean autorizadas por el propio titular o dicho representante legal. No obstante, también podrá obtenerse información registral por parte de un tercero distinto del titular del registro individual, siempre que se identifique y que exista un interés legítimo para ello.
Como criterio básico para valorar la existencia de ese interés legítimo, se establece que la finalidad de la solicitud deberá estar vinculada a la propia naturaleza del Registro Civil y no a otros fines mercantiles o comerciales distintos.
A continuación, se detallan por grupos los tipos de interesados, debiendo tenerse en cuenta que en todos los casos los solicitantes deben acreditar su identidad o autenticarse al formular la petición.
Con acceso libre a sus propios datos o a los datos de su representado o autorizante, integrado por:
- El titular del registro individual.
- Su representante legal, cuando el titular sea menor de edad o con capacidad jurídica modificada judicialmente.
- Persona distinta que contara con autorización del titular o del representante legal del titular vivo, aportando autorización del inscrito o del representante legal, a través del medio legal oportuno.
Personas distintas de las anteriores para las que se presume la existencia de interés legítimo, en virtud de su relación de parentesco y del carácter público del RC. Serían:
- El cónyuge.
- La pareja de hecho.
- Los ascendientes y descendientes hasta el segundo grado.
Terceros distintos del titular del registro individual, su representante legal o autorizado y de las personas con presunción de interés legítimo derivada de parentesco que tendrían que demostrar o hacerse responsables de la existencia de ese interés legítimo. Serían:
- Terceros intermediarios: Por ejemplo, la solicitud puede ser presentada por el Notario actuando de ventanilla física colaboradora, en su condición de funcionario público; que hace constar en su solicitud que ha comprobado previamente en el ejercicio de sus funciones la identidad y la existencia de interés legítimo del destinatario final de la certificación. De ahí que se hable de tercero intermediario, porque es el Notario el que comprueba la identidad e interés legítimo del interesado.
- Terceros no autorizados: Por ejemplo, acreedores del sujeto inscrito.
- Autoridades Administrativas y Judiciales: Aquellas administraciones públicas, entidades u organismos públicos que, por cualquier motivo excepcional, no cuenten con otros accesos al Registro Civil disponibles de forma temporal, pero necesiten obtener cierta información por causa fundada en normativa legal, podrán dirigirse a las oficinas del Registro Civil a través de este régimen de acceso para publicidad por certificación. Por ejemplo, Juzgados.
Se regula muy especialmente el tema del empleo de medios electrónicos y digitales de identificación (Cl@ve, Certificado electrónico, …) para la realización de los trámites.