¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica entre autónomos y empresas?

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Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, en octubre de 2022, la factura electrónica será obligatoria en todas las operaciones entre autónomos y empresas.

Hasta ahora, la facturación electrónica era obligatoria en las relaciones con particulares por empresarios y profesionales que prestan servicios al público en general y que operan en los sectores económicos siguientes, tanto cuando el particular acepta recibir facturas electrónicas, como cuando las solicita expresamente:

Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores.
Servicios financieros a consumidores (incluidos los bancarios, de crédito o pago, los de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la mediación de seguros).
Servicios de suministro de agua a consumidores, de gas al por menor, o de electricidad a consumidores finales .
Servicios de agencia de viajes.
Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
Comercio al por menor.

En los tres últimos supuestos (agencias de viaje, servicios de transporte y actividades de comercio al por menor) la facturación electrónica a particulares solo es obligatoria cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos.

La novedad de la Ley 18/2022 es que extiende esta obligación a todas las operaciones comerciales entre empresarios y profesionales. La obligación se exige a todas sus operaciones con independencia del sector en el que desarrollen su actividad.

La norma introduce como novedad, además, la exigencia de que las soluciones tecnológicas y plataformas que ofrezcan los proveedores de servicios de facturación electrónica garanticen su interconexión e interoperabilidad gratuitas. Del mismo modo, las soluciones tecnológicas y plataformas propias de las empresas emisoras y receptoras de facturas deberán cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de soluciones de facturación electrónica.

La ley se remite, en cualquier caso, a un posterior desarrollo reglamentario en ese tema. La publicación de tal reglamento, determinará el inicio del cómputo de plazo de adaptación obligatoria a la factura electrónica.

Periodo de adaptación

Así, la norma, entre otras disposiciones, introduce la paulatina y obligada introducción de la facturación electrónica:

Se incide en la obligación de expedir y remitir factura electrónica en todas las relaciones comerciales a empresas y autónomos, lo que garantizará una mayor trazabilidad y control de pagos. Esta medida, además de reducir los costes de transacción y suponer un avance en la digitalización de la operativa de las empresas, permitirá obtener información fiable, sistemática y ágil de los plazos efectivos de pago, requisito imprescindible para reducir la morosidad comercial.
Se queda a la espera del desarrollo reglamentario – D. Final 7ª – en lo referente a la facturación electrónica y “homologación” de los sistemas informáticos y de contabilidad.
Para las PYMES y autónomos, el periodo de adaptación a la exigencia general de factura electrónica será (D. Final 8ª):
– Para empresas y empresarios con facturación superior a 8 millones de euros: al año de aprobarse el desarrollo reglamentario antes indicado
– Para el resto de las empresas y empresarios: a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario antes indicado.

Es decir, se está pendiente de la publicación del reglamento para que empiece a correr el plazo de adaptación, pero las empresas de soporte informático deberán ir “haciendo los deberes” en el tema.

Se destaca igualmente que:

Los destinatarios de las facturas electrónicas podrán solicitar copia (sin costes adicionales) en un plazo de cuatro años desde su emisión.
El receptor de facturas electrónicas no podrá obligar a su emisor a utilizar soluciones, plataformas o proveedores de servicios de facturación electrónica predeterminados.

Administración Pública

Por otro lado, sin confundir materias, se tiene que recordar igualmente que ya desde el 15 de enero de 2015 es obligatorio facturar electrónicamente a todos los organismos de la Administración Pública: Ministerios, Comunidades Autónomas, Ayuntamientos, empresas públicas, etc. (normalmente en supuestos de contratación pública).

Es obligatorio para importes superiores a 5.000€.

Si bien no existiría tal obligación para las facturas cuyo importe sea inferior a 5.000 euros, la Administración de la que se trate puede imponer la tramitación electrónica para importes inferiores a 5.000 € o la empresa optar (cuando se permita) por su presentación en tal formato.

El objetivo de esta novedad es incrementar el control sobre los pagos de la Administración Pública para reducir su morosidad y mejorar la competitividad de sus proveedores, reduciendo los costes y riesgos financieros.

Para la tramitación de la factura electrónica con la Administración se crea un punto general de entrada de facturas electrónicas por cada Administración, esto es, Estado, Comunidades Autónomas y Entidades Locales, en el que los proveedores presentarán y tramitarán las facturas que deberán estar en el formato Facturae 3.2.1., lo cual obliga a trabajar con proveedores de facturación que tengan integrado este formato.

La factura así creada (con el formato Facturae) se presenta en el FACE, que es el punto de entrada de facturas para la Administración General del Estado.

Por otra parte, hay que destacar que también deben facturar electrónicamente las pymes medianas – grandes que operan en el sector privado, que son aquellas empresas con más de 100 empleados o un volumen anual de operaciones superior a 6.010.121 €. Y que será obligatorio usar este formato con aquellas empresas que lo hayan solicitado expresamente.

Muchos programas de contabilidad ya incorporan la posibilidad y tramitación automática de tal tipo de facturas.

FACTURAE

FACE

Obligaciones del emisor de una factura electrónica

Las obligaciones que tiene la persona que hace una factura electrónica son:

Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.
Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
Garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
Conservar los datos de la factura, no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha generado.
Contabilizar la factura.
Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas que expida o conserve mediante los controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional. El único requisito de éstos controles de gestión es que deben permitir la creación de una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.
Pese a que con la nueva normativa ya no es obligatoria la firma digital certificada, se reconoce ésta como garante del origen de la factura y de la integridad de los datos. De esta forma, los usuarios pueden certificar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas mediante tres vías:
– Mediante una firma electrónica avanzada creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas o mediante en un certificado reconocido
– Mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
– Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Obligaciones del receptor de una factura electrónica

La persona que recibe una factura también tiene una serie de obligaciones que son:

Recibir la factura, asegurándose de que cumple con los requisitos mínimos exigidos y que la firma electrónica es segura.
Conservar la factura recibida es su formato original o bien delegar esta función a un tercero.
Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
Garantizar el acceso a la factura ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga, e impresión.