El BOE del 28/10/2024 (con entrada en vigor al día siguiente) ha publicado la Orden HAC/1177/2024 por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE de 6 de diciembre de 2023); y en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre (BOE de 28 de octubre de 2024).
El artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, con el objetivo de impedir o dificultar la fabricación, producción, importación y tenencia de sistemas y programas informáticos que permitan o faciliten la manipulación u ocultación de datos contables, de facturación o de gestión a la Administración tributaria, introdujo una nueva obligación tributaria formal, que establece que los productores, comercializadores y usuarios de los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.
Las facturas deberán incluir un código QR
El Reglamento establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, desarrollando lo prevenido en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, regula las normas que deben cumplir dichos sistemas con el fin de garantizar lo exigido por la LGT: la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Se aprovecha también la publicación para introducir modificaciones en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre). En especial en la exigencia prevista en dicho Real Decreto sobre la inclusión de un código «QR» en las facturas.
Así, las facturas, tanto en papel como en soporte digital, deberán contener un código QR y en el caso de facturas expedidas por «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «VERI*FACTU», la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
¿Qué requisitos mínimos tendrán que tener los sistemas informáticos?
El objeto de la orden es detallar los aspectos técnicos, funcionales y de contenido recogidos en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación y concreta las especificaciones técnicas y funcionales de formación del código «QR» y, en su caso, de la frase que deberán incluirse en las facturas expedidas por los sistemas informáticos.
Se establecen una serie de requisitos mínimos que deben reunir los sistemas electrónicos de remisión de información a la Administración Tributaria (conexión a Internet, gestión de certificados electrónicos, remitir registros de facturación y recibir y procesar la respuesta de la Administración tributaria). Estos sistemas deben garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación y su trazabilidad.
Asimismo, el sistema informático deberá garantizar la conservación y accesibilidad de todos los registros de facturación y detectar posibles fallos y anomalías.
Será necesaria una «DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN», indicando que el funcionamiento del mismo lo es exclusivamente como como «Sistema de emisión de facturas verificable» y cumple con las especificaciones al efecto. El funcionamiento como «VERI*FACTU» puede comenzar en cualquier momento, pero deberá mantenerse siempre al menos hasta el final del último año en que haya funcionado como tal, es decir, hasta el 31 de diciembre de dicho año.
El obligado tributario podrá suministrar los registros de facturación conservados mediante envío automático y seguro por medios electrónicos a la sede electrónica de dicha Administración tributaria.
¿Cuándo entra en vigor la nueva normativa?
Se recuerda que la orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOE, esto es, el 29/10/2024; sin perjuicio de los plazos de adaptación establecidos por el Reglamento (Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE de 6 de diciembre de 2023) que entró en vigor el 07/12/2023. Es decir:
- Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación (empresas, empresarios, profesionales, etc.) deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 01/07/2025.
- Los productores y comercializadores de los mencionados sistemas informáticos, en relación con dichas actividades de producción y comercialización, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo. Ahora bien, en relación con sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 01/07/2025
Asimismo, se disponía que, en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo, estará disponible en la sede de la AEAT el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los «Sistemas de emisión de facturas verificables».
No confundir con la normativa de factura electrónica
Reproducimos al efecto un párrafo de la exposición de motivos del tan citado Reglamento:
“(…) En indirecta relación con este real decreto, la factura electrónica se presenta como una modalidad cada vez más extendida, que se encuentra incardinada en los esfuerzos para la digitalización del tejido empresarial español impulsados desde las administraciones públicas. Existen sensibles diferencias entre la normativa de factura electrónica, que afecta a la documentación, conservación y transmisión de estos documentos, y la materia regulada en este real decreto, que se refiere a los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de sus formatos. El contenido de este real decreto resulta compatible con la implantación de la factura electrónica, generando adicionalmente sinergias entre ambas normativas, que contribuirán conjuntamente a mejorar la asistencia al contribuyente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, el control del fraude tributario, así como la prevención de la morosidad en transacciones comerciales. (…)”
Y realizamos tal transcripción para -aclarando un error extendido – indicar que un tema es la obligación de realizar la facturación electrónicamente y otra (que es a lo que se refiere la norma de desarrollo publicada) las exigencias técnicas y de contenido de los sistemas y programas informáticos que soporten tal facturación.
La conexión entre ambas materias es evidente, pero en relación a la factura electrónica, reproducimos igualmente y como recordatorio el texto informativo de la AEAT sobre el particular:
“(…) En los plazos que se indican a continuación desde la aprobación del desarrollo reglamentario de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, será obligatorio expedir factura electrónica cuando el destinatario de la operación sea empresario o profesional:
En el plazo de 1 año desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros.
En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros.
El citado desarrollo reglamentario se encuentra recogido en el proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, en lo relativo a la facturación obligatoria entre empresas y profesionales, cuyo texto fue sometido a información pública el 20 de junio de 2023. (…0)”
(Recordamos que el “desarrollo reglamentario”, cuya publicación supondrá el inicio del cómputo de los plazos, no ha tenido todavía lugar)
Es decir, una cosa es la obligación introducida en el artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre (por el que se modifica de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información) de facturar electrónicamente, que entra en vigor en los plazos indicados en el párrafo precedente, y otra es la obligación de adaptación de los sistemas y programas informáticos de facturación, con el plazo máximo de adaptación previsto en el Real Decreto 1007/2023 (1 de julio de 2025 o nueve meses desde la publicación de la Orden ministerial de desarrollo).