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En el BOE de 15 de febrero de 2019 se publicó el Reglamento Europeo 2016/1991, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) número 1024/2012.

El reglamento, que se incorpora al ordenamiento jurídico español respetando literalmente la redacción del DOUE, da un paso más en la simplificación de los trámites administrativos que permiten la circulación de determinados documentos públicos y sus copias certificadas cuando dichos documentos públicos y copias los expida la autoridad de un Estado miembro para su presentación en otro Estado miembro. Afecta tanto a la legalización como a la traducción.

¿Qué documentos quedan exentos?

Quedan exentos de toda forma de legalización documentos públicos, entendidos como los expedidos por las autoridades de un Estado miembro de conformidad con su Derecho nacional, esto es:

• documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los órganos jurisdiccionales de un Estado miembro, incluyendo los provenientes del Ministerio Fiscal o de un secretario, oficial o agente judicial
• los documentos administrativos
• las actas notariales
• las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas
• los documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares de un Estado miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de cualquier Estado con carácter oficial, cuando dichos documentos deban presentarse en el territorio de otro Estado miembro o a los agentes diplomáticos o consulares de otro Estado miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de un Estado tercero.

También se aplica a las copias certificadas de documentos públicos realizadas por una autoridad competente del Estado miembro en el que se haya expedido el documento público original (aunque no a las copias de esas copias certificadas). Se extiende a las versiones electrónicas de los documentos públicos y a los impresos estándar multilingües que sean aptos para el intercambio electrónico. Cada Estado miembro decidirá si emite documentos públicos e impresos estándar multilingües en formato electrónico y en qué condiciones.

• Los documentos exentos de legalización, deben, además de ser públicos, tener por objetivo establecer uno de los siguientes hechos
• el nacimiento
• que una persona está viva
• la defunción
• el nombre
• el matrimonio, incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil
• el divorcio, la separación judicial y la anulación del matrimonio
• la unión de hecho registrada, incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada
• la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada
• la filiación
• la adopción
• el domicilio o la residencia
• la nacionalidad
• la ausencia de antecedentes penales, siempre respecto a un ciudadano de la Unión por las autoridades del Estado miembro del que tiene la nacionalidad.

También ampara este reglamento a los documentos públicos cuya presentación pueda exigirse a los ciudadanos de la Unión que residen en un Estado miembro del que no tienen la nacionalidad cuando, de conformidad con la correspondiente legislación de la Unión, deseen ejercer su derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones al Parlamento Europeo o en las elecciones municipales del Estado miembro en el que residan.

Quedan fuera del ámbito de aplicación los documentos expedidos por particulares y los documentos públicos expedidos por autoridades de países terceros, incluso cuando las autoridades de un Estado miembro ya los hayan aceptado como auténticos. La exclusión de los documentos públicos expedidos por las autoridades de países terceros incluye a las copias certificadas hechas por las autoridades de un Estado miembro de documentos públicos expedidos por las autoridades de un país tercero. El Convenio sobre la Apostilla de La Haya puede seguir utilizándose, a instancia de una persona interesada, en la relación entre Estados miembros, si bien debe tenderse a desincentivar ese uso.

¿Cuándo no se necesita traducción?

No se exigirá una traducción del tipo de documentos públicos descritos en el primer punto en los casos en que:

• Estén redactados en la lengua oficial (o una de las cooficiales) del Estado miembro en el que se presente el documento o, si dicho Estado tiene varias lenguas oficiales, o en cualquier otra lengua que ese Estado miembro haya aceptado expresamente, o
• Vayan acompañado de un impreso estándar multilingüe, siempre que la autoridad a la que se presente dicho documento considere que la información incluida en el impreso es suficiente para tramitar el documento público.
• Ya tengan incorporada traducción jurada realizada por una persona habilitada para ello en virtud del Derecho de un Estado miembro, que será aceptada en todos los demás.

Los impresos estándar multilingües se adjuntarán al tipo de documentos públicos ya descritos, se utilizarán como ayuda a la traducción y no tendrán valor jurídico autónomo. Estos impresos deben facilitarse a las personas que los soliciten, siempre que tengan derecho a obtener los documentos públicos a los que hayan de adjuntarse.

La autoridad a la que se presente el documento público debe decidir si la información incluida en el impreso estándar multilingüe es suficiente para tramitar dicho documento público. El objetivo último de estos impresos es que reflejar el contenido de los documentos públicos a los que se adjuntan y eliminar, en la medida de lo posible, la necesidad de traducir. En el caso de una serie de documentos públicos cuyo contenido podría no reflejarse adecuadamente en un impreso estándar multilingüe, especialmente categorías de resoluciones judiciales, el propio reglamento apunta que es razonable que no pueda lograrse el objetivo de eliminar la necesidad de traducción, si bien los Estados deben esforzarse en encajar los impresos en el mayor número posible de supuestos. Solo pueden utilizarse en un Estado miembro distinto del Estado miembro de expedición.

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